Angažovanje ljudi prilikom održavanja festivala predstavlja ključni element uspešne organizacije i reaizacije samog događaja. Ovaj proces podrazumeva privlačenje, motivisanje i upravljanje različitim grupama ljudi koji su uključeni u festival. Angažovanje ljudi može biti veoma izazovno, ali takođe može doneti mnogobrojne prednosti i značajno doprineti uspehu festivala. Na samom početku najvažnije je formiranje efikasnog tima koji će biti odgovoran za planiranje i organizaciju festivala. Ovaj tim treba da se sastoji od stručnjaka sa različitim veštinama i iskustvom kako bi se osigurala sveobuhvatna priprema događaja koji sledi. U timu bi trebalo da budu ljudi koji imaju dobro znanje u upravljanju projektima, marketingu, logistici, finansijama i komunikaciji.
Nakon formiranja tima, sledeći korak jeste pronalaženje volontera i saradnika koji će pomoći u sprovođenju festivala. Prema tome, volonteri su ključni za mnoge segmente festivala, kao što su registracija posetilaca, radionice, čišćenje prostora, ali i podrška izvođačima. Veoma je važno pružiti adekvatne instrukcije i obuke volonterima kako bi se organizatori festivala bili sigurni da oni razumeju svoje zadatke i obaveze koje ih očekuju.
Komunikacija igra ključnu ulogu prilikom angažovanja ljudi, posebno ukoliko su u pitanju veliki festivali. Redovna i jasna komunikacija sa svim članovima tima, volonterima i saradnicima je ključna za uspešno sprovođenje festivala. Treba obezbediti kanale za komunikaciju kao što su sastanci, e-pošta, grupni četovi ili platoforme za deljenje važnih dokumenata kako bi se olakšala razmena informacija. Pored toga, veoma je bitno obezbediti adekvatne resurse za angažovanje ljudi. To može uključiti i mnogobrojne aplikacije za lakšu komunikaciju i raspodelu zaduženja kao što su: Slack, Trello, Zoom, Teamspeak i mnoge druge.
Važno je takođe obezbediti adekvatne resurse za angažovanje ljudi. To podrazumeva pružanje hrane i pića volonterima tokom festivala, obezbeđivanje odgovarajuće opreme i materijala za izvođaće, ali i obezbeđivanje prostora za odmor i rekreaciju za sve uključene u proces realizacije događaja. Osim svega ovoga, priznavanje i nagrada za angažovanje su takođe veoma važni faktori. Organizatori treba da prepoznaju i cene trud, kao i doprinos ljudi koji su angažovani za organizovanje festivala. To može biti ostvareno kroz zahvalnice, sertifikate ili posebne privilegije na festivalu kao što su besplatne ulaznice ili pristup npr VIP prostorima.
Na kraju, kontinuirano praćenje i evaluacija angažovanja ljudi je ključno za identifikaciju uspeha i mogućih poboljšanja. Povratna informacija od tima, volontera i posetilaca može biti korisna za buduće planiranje i organizaciju festivala. Može se zaključiti da angažovanje ljudi prilikom održavanja festivala zahteva pažljvo planiranje, dobru komunikaciju, pružanje adekvatnih resursa i priznavanje doprinosa svih uključenih. Uz pravilan pristup, angažovanje ljudi može stvoriti pozitivno iskustvo za sve uključene strane i na taj način znatno doprineti uspehu festivala.
Novosadski omladinski festival se realizuje u saradnji sa Omladinskim savezom udruženja OPENS u okviru programa “Mladi u Centru održive zajednice“, a koji finansira Gradska uprava za sport i omladinu – Kancelarija za mlade
